Freie Trauung planen & organisieren – Tipps + Checkliste

Wer eine Freie Trauung planen möchte, hat viele Dinge zu beachten. Hier findest Du die wichtigsten Punkte, die Ihr unter keinen Umständen außer Acht lassen solltet. Wir haben Euch eine übersichtliche Checkliste erstellt, die Ihr für die Organisation nutzen könnt.

Klingt das gut? Dann lasst uns direkt loslegen!

Wer organisiert überhaupt die Freie Trauung?

Bevor Ihr euch in die Arbeit stürzt, solltet Ihr euch Gedanken darüber machen, wer Eure Freie Trauung organisieren soll. Damit ist nicht gemeint, dass Ihr jemanden bestimmt, der im Anschluss die ganze Arbeit erledigen muss. Allerdings ist es von Vorteil, wenn ein Partner der Ansprechpartner für Dienstleister ist, Aufgaben festhält und den Hut auf hat. Der oder die Person trägt die Verantwortung, verteilt anfallende Arbeiten und ist besonders in den Prozess involviert. Eventuell möchtet Ihr auch einen Hochzeitsplaner mit der Teil- oder Vollplanung Eurer Hochzeit betrauen.

Vorab die Erwartungen und Wünsche besprechen

In Zukunft werdet Ihr auf ewig ein Paar sein. Das ist wundervoll, bringt aber auch neue Herausforderungen mit sich. Wie Ihr diese meistert, könnt Ihr bereits bei der Planung der Freien Trauung üben. Setzt euch zusammen, redet darüber, wie Ihr euch das Event vorstellt, welche Erwartungshaltung Ihr habt und worauf ein besonders großer Wert gelegt wird. Diskutiert auch, was Euch nicht wichtig ist.

Auf diese Weise stellt Ihr sicher, dass Ihr an einem Strang zieht und das selbe Ziel vor Augen habt.

Freie Trauung planen – die wichtigste Elemente

Eine Freie Trauung ist ein wundervolles Ereignis. Das liegt vor allem daran, dass Ihr hier im Mittelpunkt steht und diese gestalten könnt, wie Ihr möchtet. Das gibt euch viele Freiheiten, trägt allerdings auch dazu bei, dass eine Freie Trauung planen und organisieren mit Arbeit verbunden ist.

Wer hält die Freie Trauung ab?

Es ist sinnvoll, jemanden zu wählen, der durch die Zeremonie leitet und euch gegebenenfalls das Ehegelübde abnimmt. Vom Gesetzgebe gibt es keine Anforderungen, die diese Person erfüllen muss. Eine Ausbildung zum Freien Redner ist jedoch sinnvoll.

Lesetipp: Wer darf eine Freie Trauung durchführen?

Mit einer Freien Traurednerin oder einem Freien Trauredner seid Ihr bestens aufgehoben und könnt Euch darauf verlassen, dass an diesem wichtigen Tag alles glatt läuft.

Da der Dienstleister zu Euch passen muss und gute Trauredner und Traurednerinnen meist früh ausgebucht sind, solltet Ihr euch rechtzeitig auf die Suche machen und erste Gespräche führen.

Erfahre hier alles über die Trauredner Kosten

Wo findet die Freie Trauung statt?

Die Location der Freien Trauung spielt eine entscheidende Rolle. Ihr müsst euch dort wohlfühlen und eure Gäste sollten bequem anreisen können. Eine schöne Szenerie für die Freie Trauung wertet die gesamte Zeremonie enorm auf und trägt dazu bei, dass Ihr euch gerne an dieses tolle Ereignis erinnern werdet.

Begehrte Locations sind häufig frühzeitig ausgebucht, vor allem in den Sommermonaten. Nehmt also frühestmöglich Kontakt auf und gebt eine Reservierung ab. Das gibt Planungssicherheit und Stabilität.

Bitte bedenke, dass Euch auch das Wetter einen Strich durch die Rechnung machen kann. Daher solltest Du stets eine Schlechtwettervariante einplanen. Sollte die Sonne scheinen, ist es vor allem für Kinder und ältere Gäste wichtig, dass Ihr und die Location für Schatten sorgt. Dieses Thema wird oft unterschätzt, ist allerdings für den Verlauf Eurer Zeremonie, für Euch und die gesamte Hochzeitsgesellschaft essentiell.

Freie Trauung planen – Die Zeremonie

Wenn Du eine Freie Trauung planen möchtest, ist die Zeremonie das Herzstück und bedarf besonders viel Beachtung. Wie stellt Ihr euch die Trauungszeremonie vor? Euer Trauredner oder Eure Traurednerin kann euch bei der Planung behilflich sein, doch am Ende des Tages zählt, wie Ihr euch die Zeremonie vorstellt.

Stellt vor allem sicher, dass Ihr euch bei den wichtigsten Punkten einig seid:

• Einzug
• Sitzordnung
• Dekoration
• Ehegelübde
• Musik
• Ringtausch
• Einbindung der Gäste
• Rituale/symbolische Handlung
• Auszug

Hier findest Du tolle Rituale für die Freie Trauung .

Mit der Location müsst Ihr dazu auch einige Abstimmungen vornehmen. Der Ort, die Bestuhlung, Beschattung und Deko sind beispielsweise Punkte, die besprochen werden müssen. Aber auch die notwendige Technik für den oder die Freie Trauredner*in muss organisiert werden, falls er oder sie nicht selbst für eine Beschallung sorgt.

Freie Trauung organisieren – das Essen

Im Kreise der Familie und Freunde zu essen ist wundervoll und bereitet große Freude. Hier ist die Herausforderung, dass Ihr für jeden Geschmack und alle Bedürfnisse (Vegan/Vegetarisch) etwas anbieten solltet. Darüber hinaus ist aber wichtig, dass das Essen so gestaltet wird, wie Ihr es euch wünscht. Es muss nicht immer ein Menü mit mehreren Gängen sein – es sei denn, Ihr möchtet das so.

Wichtig ist dabei aber auch die zeitliche Planung.

Auf vielen Hochzeiten gibt es beim Empfang einen kleinen Snack, am Abend ein umfangreiches Abendessen und zu später Stunde noch einen Latenight-Snack.

Macht Euch Gedanken darüber, wie das Essen bei Euch gestaltet werden soll. Ihr kennt eure Gäste am besten und wisst, was gut ankommt. Viele Hochzeitspaare planen den Anschnitt Ihrer Hochzeitstorte bereits nach der Zeremonie, nachmittags zum Kaffee. Aber auch hier gibt es unterschiedliche Traditionen: Oftmals wird der Hochzeitstorten-Anschnitt als krönenden Abschluss um Mitternacht geplant, um kurz darauf als Ehepaar das Fest zu verlassen. Behaltet dabei aber auch im Hinterkopf, dass es eure Hochzeit ist und sie in erster Linie euch gefallen muss.

Die Getränke

Auf vielen Hochzeiten ist eine gute Getränkeauswahl ein großer Vorteil. Macht Euch Gedanken darüber, welche Getränke wann und wo zur Verfügung stehen sollen und wer diese serviert.

Oft ist es üblich, dass während des Empfangs Sekt, Wasser und Orangensaft gereicht wird, beim Abendessen Bier, Wein und Sekt zur Verfügung stehen und während der späteren Party auch Schnaps, Cocktails, Longdrinks & Co serviert werden.

Doch hier gibt es keine festen Regeln. Ihr solltet sicherstellen, dass die Getränkeauswahl Euren Vorstellungen und dem Budget entspricht.

Während der Freien Trauung gibt es meist keine Getränke, damit die Zeremonie nicht von Servicekräften gestört wird. Allerdings sollte an besonders heißen Tagen in den Sommermonaten immer Wasser für die Hochzeitsgesellschaft bereitstehen.

Die Deko

Eine Freie Trauung organisieren hat auch immer etwas mit Deko zutun. Eine schöne Dekoration bringt gute Stimmung, bereichert die Bilder und Videos und schafft eine wundervolle Kulisse. Deko kann überall präsentiert werden und dabei ist vor allem ein stimmiges Konzept wichtig.

Dekoration könnt Ihr beispielsweise an den Stühlen und Tischen, am Hochzeitsbogen, an Eurer Kleidung, auf Fluren und Gängen, in den Bädern und an den Decken der Location anbringen.

Sie trägt dazu bei, dass Eure Hochzeit individuell und unvergesslich wird. Als Paar könnt Ihr euch hier verwirklichen oder einen Dienstleister beauftragen.

Fotos und Videos

Die meisten Paare entscheiden sich dazu, die Freie Trauung von einem Profi dokumentieren zu lassen. Das bringt mehrere Vorteile mit sich. Zum einen stellt man sicher, dass die Hochzeit für die Nachwelt festgehalten wird. So kann man sich gemeinsam an diesen schönen Tag erinnern und auch jene daran teilhaben lassen, die nicht anreisen konnten oder noch nicht geboren sind.

Zum anderen befreit man die Gäste davon, die Freie Trauung und die Hochzeit insgesamt mit dem Smartphone festhalten zu müssen. Sie können ganz im Moment sein und haben die Gewissheit, dass sie mit guten Bildern und gegebenenfalls Videos versorgt werden.

Tipp für Eure Unplugged Wedding: Solltet Ihr bei der Freien Zeremonie gänzlich auf Schnappschüsse und Handyklingeln verzichten wollen, könnt Ihr dies bereits in Eurer Einladung kommunizieren, ein Schild bei der Location aufstellen oder Euren Hochzeitsredner bitten, nochmal ausdrücklich vor Beginn der Zeremonie darauf hinzuweisen. 

Das Ehegelübde und andere Rituale

Ihr befindet euch in einem einzigartigen Moment, in dem nur die Liebe zueinander zählt. In wenigen Augenblicken werdet ihr Ehepartner. Ein guter Moment, um einige persönliche und bewegende Worte zu verlieren.

Oft passiert das in Form eines Ehegelübdes, doch auf einer Freien Trauung entscheidet Ihr selbst über den Ablauf.

Macht Euch Gedanken darüber, wie die Freien Trauung ablaufen soll, verfasst ein Gelübde, plant ein Ritual bzw. eine symbolische Handlung, oder tut das bewusst nicht.

Die richtige Musik wählen

Für die meisten Menschen gehört Musik zum Leben. Falls auch Ihr zu diesen Menschen gehören solltet, ist die Wahl der Musik für die Freie Trauung wichtig. Häufig gibt es drei oder mehre Lieder, die eine Freie Trauung untermalen. Für den Einzug sowie Auszug und an bewusst platzierten Stellen während der Zeremonie. Bestimmt den Zeitpunkt am besten mit Eurer Traurednerin. Je nach Ausgestaltung der Zeremonie können es eben mehr oder weniger Lieder sein.

Tipp: Live-Musik während der Freien Trauung sorgt immer für besonders einprägsame Gänsehautmomente.

Zudem solltet Ihr euch Gedanken über die Musik machen, die während des Essens und auf der Party laufen soll.

Es ergibt Sinn jemanden mit der Musik zu beauftragen. Doch auch wenn Ihr zu einem professionellen DJ greift, werdet Ihr ihn darüber informieren müssen, welche Musik Euch gefällt und gewünscht ist.

Die Wahl der Kleidung

Wie wollt Ihr auf der Freien Trauung auftreten? Wie stellt Ihr euch die Kleidung eurer Gäste vor? Werden eventuell zwei Outfits benötigt? Wie werden die Temperaturen und was passt gut zu der Location?

Redet offen über eure Vorstellungen und teilt diese auch den Gästen mit. Wer eine Freie Trauung planen möchte, sollte sich auch über den Dresscode Gedanken machen. Er trägt nicht nur dazu bei, dass Ihr einen tollen Tag habt. Auch euren Gästen erweist ihr einen Dienst, wenn sie sich wohl fühlen und es leicht haben, ein passendes Outfit zu finden.

Unterkünfte

Einige eurer Gäste werden eine Unterkunft in der Nähe benötigen. Ihr solltet im Vorfeld sicherstellen, dass ausreichend Übernachtungsmöglichkeiten in der Nähe zu einem vernünftigen Preis zu finden sind. Macht euch Gedanken darüber, wie viele Gäste wahrscheinlich eine Unterkunft benötigen werden und reserviert diese. So seid Ihr auf der sicheren Seite und Eure Gäste werden gut unterkommen können. Je nach Entfernung benötigt Eure Hochzeitsgesellschaft eventuell auch einen Shuttleservice von der Location zum Hotel. Fragt hier am besten im ersten Schritt bei Eurer Hochzeitslocation oder direkt in den Hotels nach – diese haben Erfahrung damit und können Ihre Expertise weitergeben.

Der zeitliche Ablauf

Es ist sehr wichtig, dass Ihr den zeitlichen Ablauf Eurer Hochzeit plant. Das gibt nicht nur euch ein beruhigendes Gefühl. Eure Dienstleister müssen wissen, wann sie gefordert sind, wie viel Zeit zwischen den Programmpunkten bleibt und wann wie viele Mitarbeiter benötigt werden. Ein guter zeitlicher Ablaufplan trägt dazu bei, dass Programmlücken gefüllt werden können, die Köche und der Service ausreichend Zeit für ihre Arbeit haben und alles wie ein Zahnrad ineinander greifen kann.

Schreibt den Ablaufplan auf und besprecht ihn mit den involvierten Personen. Taktet Euren Hochzeitstag allerdings nicht mit zu vielen kleine Programmpunkten im Detail zu. Je mehr Luft Ihr für eventuelle Überraschungen Eurer Gäste im Zeitplan lässt, desto entspannter seid auch Ihr und Eure Dienstleister.

Reden und Wortbeiträge abstimmen

Gibt es Menschen, die auf eurer Freien Trauung zu Wort kommen sollen? Falls ja, sprecht mit ihnen darüber. Wortbeiträge müssen nicht nur durchdacht werden, sondern benötigen Vorbereitung, einen Zeitslot und eventuell ein Mikrofon samt Lautsprecher.

Ihr solltet wissen, wer eine Rede halten möchte, wann diese stattfindet und wie lange sie dauert. Nehmt sie in Euren Ablaufplan mit auf. Idealerweise werden sie dort platziert, wo ohnehin kleine Wartezeiten entstehen, beispielsweise zwischen Vorspeise und Hauptgericht. Kleinere Wortbeiträge während der Zeremonie sind wahre Schätze und sollten vorab mit Eurer Hochzeitsrednerin besprochen werden.

Lesetipp: Auch wenn du eine Beerdigung organisieren möchtest, ist eine gewissenhafte Vorbereitung wichtig.

Einladungen entwerfen und versenden

Über eine liebevolle Einladung freut sich jeder. Sie sollten rechtzeitig verschickt oder zeitnah verteilt werden, damit Eure Liebsten den Termin nicht verplanen. Auf den Einladungen müssen einige wichtige Informationen zu finden sein:

• Der Termin
• Die Location mit Anschrift
• Die Uhrzeit
• Der Ablaufplan
• Der Dresscode
• Bis wann zu- oder abgesagt werden muss und auf welchem Wege
• An wen man sich bei Fragen wenden kann
• Mögliche Unterkünfte

Viele Paare gestalten mittlerweile kleine Websites, auf denen weiterführende Informationen angeboten werden. Auf diese Weise müsst Ihr nicht mit dem knappen Platz auf der Einladung zurechtkommen.

Üblicherweise wird eine Save The Date Karte zu Beginn versendet. Sie trägt dazu bei, dass alle Gäste den Termin freihalten können und ihr im Anschluss ausreichend Zeit habt, um das Rahmenprogramm zu gestalten.

Aufgaben delegieren

Eine Freie Trauung zu organisieren ist eine große Aufgabe und kann schnell zu einem Vollzeitjob werden. Doch bei all den Herausforderungen, Deadlines und Koordinationen darf nicht vergessen werden, dass die Freie Trauung vor allem Freude bereiten soll.

Um die Belastung zu reduzieren, solltest Du nach Hilfe fragen. Eltern, Verwandte und Freunde sind in der Regel froh, wenn sie unterstützen können. Zwar solltest Du stets die Fäden in der Hand behalten, jedoch ist es eine große Erleichterung, wenn du einzelne Themengebiete abgeben und dadurch wieder einen freien Kopf bekommen kannst.

Vielleicht kennst du jemanden, der Freude daran hat die Einladung zu entwerfen, Dekorationsvorschläge zu machen, oder gute Ideen für die musikalische Begleitung hat.

Jede Hilfe sollte euch willkommen sein. Überlegt doch bereits zu Beginn der Planungsphase, ob Euch ein Wedding Planner bei der Teil- oder Vollplanung unterstützen soll.

Freie Trauung organisieren – mit Zeit, Plan und Hilfe kein Problem

Zu Beginn der Planung sitzt man oft vor einem weißen Blatt Papier und fühlt sich maßlos überfordert. Mit etwas Hilfe und Geduld zeigt sich jedoch, dass alles nur eine Frage der Organisation ist. Schritt für Schritt werdet ihr die Herausforderungen meistern. Unsere Checkliste “Freie Trauung planen” hilft euch dabei, keine Fehler zu begehen, die richtigen Fragen zu stellen und strukturiert vorzugehen.

FAQ – die häufigsten Fragen